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Guía para organizar un evento

La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades. 1 año antes del evento • Definir el responsable del evento • Determinar el objetivo del evento • Audiencia meta (conseguir bases de datos por medio de cámaras o asociaciones, sección amarilla, etc.) • Realizar reuniones con posibles organizadores de eventos, para su elección; ya teniendo un experto, entonces: • Realizar plan preliminar • Establecer el presupuesto • Seleccionar el recinto 9 meses antes del evento • Establecer comités responsables • Elaborar programa de conferencias • Elaborar programa social o de acompañantes • Bloquear y negociar habitaciones de hotel (crear situación ganar-ganar) • Buscar patrocinadores • Definir la imagen para la promoción del evento • Realizar la estrategia de promoción para el evento: correo directo, página de Internet, prensa, TV, revistas especializadas, etc. • 1er envío de promoción a la base de datos 6 meses antes del evento • Continuar con la promoción del evento • Identificar y cotizar proveedores: equipo audiovisual, registro, edecanes, etc. • Presentación del evento a medios de comunicación • Presentaciones del evento a patrocinadores • Confirmar conferencistas • Iniciar cierre de venta de stands • Verificar presupuesto del evento • Elaborar plan de transporte y hospedaje • Revisar el programa académico preliminar en base a confirmaciones de ponentes • 2do envío de información a la base de datos (en caso de haber nueva) • Inicio de pre-registro 3 meses antes del evento • Revisar la logística del evento • 3er envío de información a la base de datos (en caso de haber nueva) • Redefinir necesidades y ajustar presupuesto • Monitorear registro • Impresión de programa académico definitivo • Planeación y programación del servicio de alimentos y bebidas • Confirmar equipo de audio y video, así como demás proveedores • Afinar detalles del programa social y de acompañantes • Entrega de manual del expositor • Continúa pre-registro y ajuste de presupuesto • Revisar protocolo para ceremonias de inauguración, clausura y eventos sociales • Definir e invitar personalidades especiales 1 mes antes del evento • Confirmar contratos de servicios: hospedaje, alimentos y bebidas, transportación, etc. • Prueba y confirmación de menús • Primeras reuniones con proveedores • Imprimir pre-registros • Ordenar impresos diversos como señalizaciones, mantas de bienvenida, etc. • Preparar paquetes con información para los participantes registrados • Ajustar garantías de proveedores conforme a las nuevas necesidades del evento • Junta inicial con recinto y proveedores para ver logística general del evento, montajes, políticas, etc. • Cierre de contratos con proveedores para pago de anticipos 1 semana antes del evento • Reunión de revisión de logística a detalle con proveedores y comités del evento: o Horarios de montajes y desmontajes o Eventos sociales o Vigilancia o Limpieza o Señalización o Recepción o Sala VIP o Revisar equipo audiovisual o Requerimientos de inauguración o Confirmación de invitados a inauguración o Reconocimientos o Alimentos y bebidas o Pre-registro y registro o Programa de acompañantes o Confirmación del programa académico o Confirmación de ponentes o Otros • Cerrar cuentas con proveedores ya con un número final de participantes • Reunir memorias del evento 1 día antes del evento • Ultima revisión completa de logística • Verificar montaje del evento: o Registro o Sala VIP o Salas organizadores o Alimentos y bebidas o Salones o Equipo de sonido y audiovisual o Sala de prensa • Re-confirmar asistencia de invitados especiales • Pruebas de equipo de sonido y audiovisual • Elaboración de personalizadores Inauguración del evento • Ensayo de presentaciones y maestro de ceremonias (4 horas antes del inicio del evento) • Verificar logística de protocolo en presidium • Verificar calidad en los alimentos • Colocar personalizadores para presidium • Preparar material para corte de listón (tijeras y charola) Al término del evento • Enviar agradecimientos a los patrocinadores y personalidades • Liquidar últimos pagos a proveedores • Realizar una encuesta tanto al participante como al proveedor para detectar áreas de oportunidad • Hacer una rueda de prensa con los logros obtenidos • Entregar memorias y reconocimientos del evento a los participantes • En caso de contar con un portal de internet, se sugiere incluir las memorias y conferencias on-line para su consulta por parte de los asistentes Fuente: Ocvmty.com/Wikipedia.org